Архівні папки: навіщо і чому?
Документація в установах і офісах з'являється щодня. При цьому, ведення документообігу повинно бути впорядковано. Канцелярські папки необхідні для того, щоб утримувати в порядку усі потрібні договору, копії, рахунки, бланки, угоди та інше.
А ось архівні папки мають більш важливу і відповідальну місію: в них підшиваються документи такі як: особисті справи співробітників, статути, накази, положення, протоколи зборів, листування, нотаріальні. Справи формуються за кожен календарний рік, які виконані та оформлені відповідно до діючих правил, та які зобов'язані зберігатися постійно.
Формування справ - це групування документів у справи відповідно до номенклатури.
Як формують справи?
До початку нового року розробляється і переглядається номенклатура справ. Готуються папки для формування нових справ відповідно до номенклатури.
Одна справа не повинна містити більше 250 аркушів. Якщо документів багато, то їх формують самостійні справи з вузьких питань.
Документи підшивають в хронологічному, алфавітному або нумерационном порядку. Накладні і квитанції - в нумерационном. В хронології підшивають розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови).
Оформляють документи в твердих папках на зав'язках. Вони бувають різної товщини корінця від 20 до 100 мм. І вміщають від 150 до 1000 аркушів.
Оформлення справ слід проводити ретельно і уважно, щоб до архіву надходили справи, які не потребують додаткової обробки.
У справу включають документи тільки в одному примірнику (розмножені копії та чернетки не підшиваються в справу). При видачі документа підшитої справи, на його місце поміщають бланк-заступник, в якому вказується кому і коли та на який термін выдон документ.
Заключним етапом роботи з документами є підготовка справ до здачі в архів для постійного зберігання.
І все це неможливе без спеціальних архівних папок! Які дозволять зберігатися справах багато років в цілості й схоронності!
Дана папка виготовлена із спеціального картону ПКС (палітурний картон склеєний) товщиною 1,5 мм Має внутрішній клапан для підшивки документів, зав'язки, і надруковану титульну сторінку. Вміщають до 250 аркушів. Ці папки служать для постійного зберігання документів. Міцний жорсткий картон може харниться десятиліттями без втрати зовнішнього вигляду.
Використовувати архівну папку-бокс - це практично і зручно. Так як, папка-накопичувач дозволяє зберігати в ній інші папки з меншим об'ємом справ, але схожі по суті. Закривається клапанами з картону і фіксується на три зав'язки. Виготовлена з твердого палітурного картону 1,5 мм.
В архивы сдаются так же папки и большого формата, в которых хранятся чертежи и проекты. Архивная папка формата А3 выполнена из жесткого переплетного картона 1,5 мм, закрывается при помощи трех клапанов и завязок. В ней очень удобно хранить документы форматов А3. Поддерживайте даже габаритные документы в порядке при помощи системы хранения от компании "ЮТЭК".
Папки формату А4 називаються папки-листівки. Мають внутрішній клапан для підшивки справ. Вміщають до 250 аркушів. Папки без зав'язок - зручний і не дорогий аксесуар, який допоможе відсортувати важливі справи і захистить їх від пошкоджень при зберіганні або транспортуванні.
Підписуйтесь на нашу сторінку в instagram і дивіться більше фото і відео наших товарів!
Не знаєте як вибрати Крафт папір?Тут Ви дізнаєтеся коротко про те, як вибрати крафт папір.
Як перевести кілограми в метри?Уся необхідна інформація для того, щоб визначити метраж полотна паперу в кілограмі.
