Архивные папки: зачем и почему?
Документация в учереждениях и офисах появляется каждый день. При этом, ведение документооборота должно быть упорядочено. Канцелярские папки необходимы для того, чтобы содержать в порядке все нужные договра, копии, счета, бланки, соглашения и прочее.
А вот архивные папки имеют более важную и ответственную миссию: в них подшиваются документы такие как: личные дела сотрудников, уставы, приказы, положения, протоколы собраний, переписки, нотариальные. Дела формируются за каждый календарный год, которые исполнены и оформлены в соответствии действующим правилам, и которые обязаны храниться постоянно.
Формирование дел - это группировка документов в дела, согласно номенклатуры.
Как формируют дела?
К началу нового года разрабатывается и пересматривается номенклатура дел. Готовятся папки для формирования новых дел согласно номенклатуре.
Одно дело не должно содержать больше 250 листов. Если документов много, то их формируют в самостоятельные дела по узким вопросам.
Документы подшивают в хронологическом, алфавитном или нумерационном порядке. Накладные и квитанции - в нумерационном. В хронологии подшивают распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления).
Оформляют документы в твердых папках на завязках. Они бывают разной толщины корешка от 20 до 100 мм. И вмещают от 150 до 1000 листов.
Оформление дел следует проводить тщательно и внимательно, чтобы в архив поступали дела не требующие дополнительной обработки.
В дело включают документы только в одном экземпляре (размноженные копии и черновики не подшиваются в дело). При выдаче документа из подшитого дела, на его место помещают бланк-заместитель, в котором указывается кому и когда и на какой срок выдон документ.
Заключительным этапом работы с документами является подготовка дел к сдаче в архив для постоянного хранения.
И все это невозможно без специальных архивных папок! Которые позволят храниться делам многие годы в целости и сохранности!
Данная папка изготовлена из специального картона ПКС (переплетный картон склеенный) толщиной 1,5 мм. Имеет внутренний клапан для подшивки документов, завязки, и напечатанную титульную страницу. Вмещают до 250 листов. Эти папки служат для постоянного хранения документов. Прочный жесткий картон может харниться десятилетиями без потери внешнего вида.
Использовать архивную папку-бокс - это практично и удобно. Так как, папка-накопитель позволяет хранить в ней другие папки с меньшим объемом дел, но схожие по сути. Закрывается клапанами из картона и фиксируется на три завязки. Изготовлена из твердого переплетного картона 1,5 мм.
В архивы сдаются так же папки и большого формата, в которых хранятся чертежи и проекты. Архивная папка формата А3 выполнена из жесткого переплетного картона 1,5 мм, закрывается при помощи трех клапанов и завязок. В ней очень удобно хранить документы форматов А3. Поддерживайте даже габаритные документы в порядке при помощи системы хранения от компании "ЮТЭК".
Папки формата А4 называются папки-открытки. Имеют внутренний клапан для подшивки дел. Вмещают до 250 листов. Папки без завязок - удобный и не дорогой аксессуар, который поможет отсортировать важные дела и защитит их от повреждений при хранении или транспортировке.
Подписывайтесь на нашу страничку в инстаграм и смотрите больше фото и видео наших товаров!
Не знаете как выбрать Крафт бумагу?Здесь Вы узнаете кратко о том, как выбрать крафт бумагу.
Как перевести килограммы в метры?Вся необходимая информация для того, чтобы определить метраж полотна бумаги в килограмме.